Ayer, hoy y siempre,  las empresas deben maximizar su capacidad instalada para lograr la mayor rentabilidad posible. Sin embargo, bajo las circunstancias actuales atravesando covid y post covid, las compañías tienen el reto de conseguir lo que no han conseguido para evitar caer en las redes de la depresión y por el contrario, aprovechar las oportunidades que la crisis ofrece.

El día a día no va a dejar de existir, y de lo ordinario debemos hacer lo extraordinario, pero como en todo proceso de transformación el primer paso es conocer nuestras capacidades instaladas, y qué tanto las estamos aprovechando.

El proceso de identificar las oportunidades parte de reconocer el plan estratégico de la compañía, es claro que si no existe es la primera tarea a incluir en el to do list del proyecto de transformación porque no hay crucero que llegue a su destino si no sabes a donde se quiere llegar. Si la empresa cuenta con un plan estratégico este nos sirve como faro de guía para determinar que tanto están alineados los objetivos, presupuesto, procesos, tecnología y gente en pro de cumplir con las estrategias planteadas.

Con la estrategia identificada, pasamos a estudiar el presupuesto, si existe, si está bien dimensionado, y si además de contar cifras claras cuenta con un respaldo operativo que sustente los objetivos financieros, de igual forma identificar si existe un método de uso del presupuesto como una herramienta de gestión, es decir que sirva para evitar preventivamente desfases en la rentabilidad y no como comúnmente lo usan como un simple reporte de resultados para compensar el esfuerzo de su equipo.

Se dice que los números hablan por sí solos, sin embargo, a nuestra experiencia hay que hacerles un interrogatorio intenso para extraerles las zonas de fertilidad que está afectando los márgenes y rendimiento. Existen muchos tipos de estudios que te permiten explotar al máximo lo que las finanzas te pueden decir, mi sugerencia comenzar del macro hasta profundizar en el micro comenzando por un análisis vertical y horizontal de los Estados de Resultados, posteriormente haces los estudios de cajón como facturación, costos, gastos, cobranza, pagos, tiempos de cierre contable, indicadores de acidez, liquidez y de ahí ya nos echamos un clavado a la generación de flujo de caja libre acompañada de una valoración preliminar de la empresa.

Además de la estrategia, los estados de resultados y el presupuesto, es vital entender la organización y el gobierno corporativo, sugiero comenzar determinando la macroestructura y su funciograma, identificando duplicidades de función y puntos de riesgo operativo por mala distribución de responsabilidades. [1] La estructura organizacional normalmente tiene un peso financiero importante, es por esto que debemos analizar la capacidad instalada versus la capacidad utilizada, identificar posibles holguras o desbalances de cargas, de tal forma que podamos maximizar la utilización de nuestro recurso más importante, el talento humano.

[1] Se sugiere aislar del estudio a las personas que ocupan los cargos, el análisis debe ser a las funciones no a los cargos, por eso se llama funciograma.

Las habilidades blandas son un aspecto a considerar a la hora de evaluar el gobierno y su organización, herramientas que recomendamos son los DISC, Fortalezas de Gallup y Habilidades Supervisoras. De esta forma vamos a poder entender qué nivel de alineación hay entre la estrategia, equipo y cultura. Recuerden que pueden tener el objetivo claro, el proceso adecuado, la mejor tecnología y aun así no tener los resultados esperados porque hay una desalineación con la cultura.

Una vez entendemos la estrategia y dirección general de la compañía, comenzamos a dimensionar el GAP entre dónde estamos y dónde queremos llegar o podemos estar, eso sí siempre sin perder de vista el valor que le generamos a nuestro cliente, por tal motivo mapear el Customer Journey es fundamental para entender como podemos lograr el equilibrio perfecto entre productividad y servicio. El mapeo de procesos debe hacerse sobre todos los procesos CORE del negocio, siempre buscando oportunidades de simplificación, automatización, digitalización y de mejora de servicio (tiempo y velocidad). Para soportar el mapeo de procesos se le debe acompañar con estadísticos de desempeño y productividad del área, con el objetivo de cuantificar el impacto en los números de las áreas de oportunidad identificadas.

Algunos procesos que consideramos claves a la hora de mapear son: