Existen muchas y múltiples definiciones para la palabra presupuesto aplicadas en diferentes escenarios y contextos. Para efectos de este artículo podríamos definirlo técnicamente como: la expresión numérica en términos financieros del plan operativo de una compañía, para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año calendario, pero la definición implícita detrás del tecnicismo es: un presupuesto es un norte, que marca hacia donde se debe ir, el alcance de las metas que se deben establecer y los recursos que se necesitan para alcanzar los objetivos trazados en la línea de tiempo.
En esta ocasión me gustaría citar un famoso dicho motivacional: “No te compares con nadie más que contigo mismo”, el cual me parece muy acertado, ya que como empresa, no es posible ser competitivo en determinado sector o mercado, si no puedo medir la capacidad de crecimiento de hoy respecto al pasado.
Por esto y muchas otras razones, un presupuesto, debe ser uno de los principales enfoques de una compañía, sin importar su tamaño, trayectoria o actividad.
Es por eso que hoy quiero compartirles 7 pasos fundamentales para la implementación de un presupuesto corporativo, ya sea para desarrollarlo en tu compañía, emprendimiento o negocio, o si ya cuentas con uno, identificar la calidad de la estructuración del mismo.
Antes de entrar a los cálculos y las mediciones, es necesario definir las bases sobre las que se desagregará toda la información, parámetros confiables que me permitan tener la certeza de una estimación cercana a la realidad futura.
Fijar un valor porcentual de crecimiento esperado en las utilidades, me dará un punto de mira inicial que me guiará a estructurar mi pronóstico en torno al cumplimiento de esa meta.
Una vez definidas las metas financieras, es necesario evaluar los resultados durante el ejercicio inmediatamente anterior, para así tener una idea de qué rubros debo mejorar, mantener o limitar en función al cumplimiento del objetivo estimado. De igual forma, este análisis me permitirá diagnosticar y definir acciones de mejora para optimizar las operaciones.
En este punto, es importante mirar la tendencia de los ingresos, si existen estacionalidades, si hubo sucesos específicos que afectaron (al alza o a la baja) el comportamiento ventas, si se mantuvieron los clientes y si se cumplió con las metas definidas al inicio del periodo.
Para cumplir con una meta de utilidades, es necesario poner límite a los gastos de la empresa, esto se hace asignando un porcentaje del ingreso esperado a las diferentes categorías de gastos operativos necesarios para tener siempre en marcha la compañía. Esta es la manera de asegurar el cumplimiento de las metas y capacidad de alcanzar los objetivos económicos, dado un nivel de gastos.
Mario Pérez, socio de Grupo Valor, comparte en este Webinar donde aprenderás a utilizar una herramienta sencilla para planear, gestionar y optimizar el flujo de caja de tu empresa y conocerás las estrategias a seguir para fortalecer tu estructura financiera.
Una vez completado el primer paso y con la definición del plan estratégico, se tiene el norte definido, el camino a seguir y las condiciones que marcarán el curso de las actividades. Es hora es de hacer las estimaciones en ventas que llevara a la empresa a cumplir con la utilidad objetiva.
Para determinar las variables del cálculo es necesario precisar la ubicación de la empresa en el mercado, el nivel de competencia, el punto de partida y a donde se quiere llegar, luego de esto, las variables más importantes son: la demanda estimada, el precio promedio de mercado y la capacidad instalada, sumado a esto, los indicadores macroeconómicos y las políticas monetarias del país donde se desarrollen las actividades. Para este rubro, el área comercial juega un papel crucial, dado que posee el mayor detalle de la información de agentes externos como: clientes, usuarios, competidores, dinámica del mercado.
Una recomendación para resaltar es la aplicación de pronósticos por escenarios, considerar escenarios conservadores, moderados y optimistas, con el fin de medir el impacto de la fluctuación en las ventas.
Este paso definirá el éxito del cumplimiento de las metas definidas al principio de este artículo. La estimación de los gastos debe ir acorde a los ingresos esperados, al comportamiento presentado en el área anterior y a los compromisos futuros que tenga la compañía. Las proyecciones de gastos proveerán las herramientas necesarias para controlar las salidas de recursos y hacer una mejor asignación de estos.
Estos son los gastos asociados directamente a la operación, lo que quiere decir serán impactados si se da una variación en las ventas y viceversa. Es necesario encontrar el gasto variable congruente con la proyección de ingresos sin que exceda la capacidad instalada.
Una vez proyectados los ingresos y gastos variables se podrá conocer el margen de contribución que me dará la visión clara para encontrar la distribución de gastos fijos que me lleve a la utilidad esperada.
Para este punto, ya conocemos los resultados esperados de la compañía, ahora es necesario estimar el comportamiento del efectivo y como será distribuido de acuerdo a las obligaciones operativas.
El método indirecto es el más usado, ya que, desde la óptica financiera, aporta mayor valor en la toma de decisiones dado que por su estructura es fácil identificar las asignaciones operativas, de inversión y financiamiento.
Para lograr un presupuesto exitoso es necesario que todos los funcionarios estén comprometidos con el cumplimiento de las metas, es por esto que la mejor estrategia es hacerlos partícipes de la estructuración presupuestal.
Esto imprimirá valores como: motivación, responsabilidad, trabajo en equipo, planeación y anticipación. A partir de esto es posible definir incentivos a los trabajadores de modo que siempre estén en función de la consecución de los resultados. Es aquí cuando será posible definir las metas de cumplimiento cualitativo para medir la calidad de la fuerza laboral con que cuenta la compañía.
El método indirecto es el más usado, ya que, desde la óptica financiera, aporta mayor valor en la toma de decisiones dado que por su estructura es fácil identificar las asignaciones operativas, de inversión y financiamiento.
Es necesario realizar revisiones periódicas para validar la ejecución del presupuesto, las desviaciones más significativas y hacer seguimiento al comportamiento de los indicadores establecidos. Es recomendable establecer un corte semestral para evaluar un posible recálculo de esas partidas presupuestales que no se están cumpliendo o impactar el modelo si es que ha ocurrido un suceso externo que cambia el curso de las operaciones.
Una buena práctica es enviar mensualmente reportes de la ejecución presupuestal a cada encargado de área, de modo que tengan en cuenta en cifras a la hora de tomar las decisiones de su departamento.
La clave del éxito para lograr las metas propuestas es la anticipación y la capacidad de reacción, es por esto que se hace necesario crear un modelo que permita ver las variaciones generadas si se contrasta la ejecución real contra el presupuesto, de modo que puedan tomar las medidas pertinentes en aquellos rubros que no estén teniendo el cumplimiento esperado.
